会議を効率的に進める技術

雑記

　上記のようなサイトにも、効率的な会議の進め方に関する話が出てくる。しかしそんな技術以前の会議をしている事は無いだろうか？　先日そんな時間のムダと思える会議に出くわしたので、個人的な意見を書いておく。

  • 会議は短時間で終わらせる。　

ビジネスの基本ですよね？得られる成果が同じなら、短時間であるに超した事はありません。

  • 会議の目的をはっきりとさせる。

　何が決めたくて会議を開くのですか？　雑談大会になっていませんか？「いやいや、これは重要な周辺知識だから」。それって後で資料を回した方が良くないですか？

  • 議事進行を担当するものは、会議のコントロールに勤める。

　時間のムダになりそうな方向に話が逸れてしまったら、その話を打ち切る。
　「その件についてはアイディアがすぐには出ないようですので、持ち帰って検討してもらいましょう」。これが出来ないと会議がムダに長時間続いてしまう。

  • 会議で必要となる事前知識は、会議が始まる前に関係者に回す。

　書いてみると当たり前だが、会議が始まるまで担当者だけが情報を持っていて、会議の中で報告して議論が紛糾する事があったりする。会議の目的や議題を知っているのだから、事前に会議出席者に情報を回そうよ。でないとその情報に関する意思決定は大幅に遅れてしまうよ。

　時間が無限にあって、競合他社が自分の進捗の遅さに付き合ってくれるならばそれでも良いけど、時間が有限であるならば、少しでも早く会議を終わらせるべきであろう。
　まぁ、『会議をする事が目的の会議』をしている場合には何を言ってもムダなんだけど…。